Załącznik nr 2 do regulaminu organizacyjnego ZORD

Załącznik B do Zarządzenia nr 14/2022

A. Zadania pionów organizacyjnych ZORD

 

I. Pion Organizacji Egzaminów Państwowych

1. Organizowanie i przeprowadzanie egzaminów państwowych zgodnie
   z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Koordynowanie pracy zespołu egzaminatorów.
3. Dbanie o właściwy obieg i zabezpieczenie dokumentów związanych z uzyskiwaniem uprawnień do kierowania pojazdami.
4. Przygotowywanie do przesyłania do właściwych instytucji dokumentów związanych
   z uzyskiwaniem uprawnień do kierowania pojazdami.
5. Sporządzanie wieloaspektowej analizy wyników egzaminów i przedkładanie wniosków Dyrektorowi.
6. Współpraca z instytucjami biorącymi udział w procesie uzyskiwania uprawnień do kierowania pojazdami.
7. Przygotowywanie materiałów w postępowaniach skargowych dotyczących przebiegu egzaminów państwowych.
8. Współpraca z pozostałymi Pionami ZORD w celu właściwego zabezpieczenia zadań własnych.
9. Uczestniczenie, wraz z Głównym Księgowym w przygotowaniu planu finansowego na następny rok.
10. Prowadzenie pomocniczej księgi inwentarzowej pionu.

 

II. Biuro Obsługi Klienta i Szkoleń (BOK-S)

1. Zapisywanie osób na egzamin państwowy.
2. Rozpatrywanie podań i wniosków związanych z przesunięciem (przełożeniem) terminu egzaminu.
3. Współpraca z POEP.
4. Organizacja kursów i szkoleń realizowanych przez ZORD.
5. Nadzór nad podmiotami zewnętrznymi prowadzącymi kursy i szkolenia.
6. Prowadzenie dokumentacji kursów i szkoleń.
7. Realizacja i obsługa działań z zakresu bezpieczeństwa ruchu drogowego.
8. Podejmowanie działań promocyjnych prezentujących ZORD jako instytucję dbającą o bezpieczeństwo ruchu drogowego i działającą w ramach struktury Zachodniopomorskiej Wojewódzkiej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego.
9. Współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi ZORD w celu dbania o jak najlepszy wizerunek Ośrodka na zewnątrz.
10. W uzgodnieniu z Dyrektorem ZORD współpraca z mediami.
11. Uczestniczenie, wraz z Głównym Księgowym w przygotowaniu planu finansowego na następny rok.
12. Prowadzenie pomocniczej księgi inwentarzowej pionu.

 

III. Pion Stacji Kontroli Pojazdów

1. Wykonywanie badań technicznych pojazdów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Wykonywanie badań technicznych samochodów na zlecenie klienta w zakresie sprawdzenia ich stanu technicznego w okresie między ustawowymi terminami badań technicznych.
3. Świadczenie usług w zakresie regulacji i diagnostyki pojazdów.
4. Sprzedaż i wymiana opon.
5. Współpraca z BOK-S w organizacji kursów dla kandydatów na diagnostów, diagnostów oraz z techniki motoryzacyjnej.
6. Prowadzenie gospodarki materiałowej oraz odpadów w zakresie prowadzonych usług.
7. Sprawowanie nadzoru nad mieniem SKP, jego stanem i zabezpieczeniem oraz przeprowadzanie przeglądów okresowych obiektów, instalacji i środków pracy.
8. Podejmowanie działań zmierzających do poszerzenia zakresu usług świadczonych przez stację i pozyskiwania dodatkowych dochodów.
9. Dokonywanie przeglądów technicznych pojazdów egzaminacyjnych (we współpracy z PEO).
10. Podejmowanie, we współpracy z BOK-S działań na rzecz bezpieczeństwa ruchu drogowego szczególnie w zakresie propagowania sprawności technicznej pojazdów.
11. Przechowywanie, zabezpieczanie i nadzór nad archiwizacją dokumentów księgowych i sprawozdań finansowych SKP oraz innych dokumentów rejestrujących działalność stacji.
12. Dbanie o dobry wizerunek, promocję i politykę reklamową SKP.
13. Uczestniczenie, wraz z Głównym Księgowym w przygotowaniu planu finansowego na następny rok.
14. Prowadzenie pomocniczej księgi inwentarzowej pionu.

 

IV. Pion Ekonomiczno Organizacyjny

Prowadzenie całokształtu spraw administracyjno - gospodarczych i organizacyjnych ZORD, w tym w szczególności:

1. Odpowiedzialność za właściwe zabezpieczenie majątku ZORD przed kradzieżą
    i włamaniem.
2. Wnioskowanie i zgłaszanie do likwidacji majątku nietrwałego ZORD.
3. Prowadzenie ewidencji majątku trwałego według miejsca użytkowania.
4. Prowadzenie księgi inwentarzowej majątku ruchomego w ZORD Koszalin.
5. Sprawowanie nadzoru nad mieniem ZORD i egzekwowaniem wspólnie z głównym księgowym odpowiedzialności materialnej i służbowej pracowników ZORD.
6. Odpowiedzialność za właściwy stan i przeglądy okresowe budynków, budowli, urządzeń technicznych, ich konserwację, stan higieniczno-sanitarny, ład i porządek
   w obiektach ZORD i na terenach przyległych.
7. Prowadzenie książki obiektu budowlanego.
8. Prowadzenie i przygotowywanie inwestycji, remontów, modernizacji.
9. Przygotowywanie projektów umów w zakresie usług, dostaw i robót budowlanych. Kontrolowanie właściwej realizacji umów, ich rozliczeń oraz płatności.
10. Opisywanie faktur pod względem merytorycznym.
11. Odpowiedzialność za ubezpieczenie mienia ZORD oraz prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami majątkowych i komunikacyjnymi.
12. Nadzorowanie gospodarki pojazdami służbowymi ZORD:

1. prowadzenie ewidencji pojazdów,
2. zlecanie wykonania przeglądów technicznych pojazdów (we współpracy z O/SKP),
3. rejestrowanie i wyrejestrowanie pojazdów,
4. zgłaszanie szkód komunikacyjnych i odpowiedzialność za ich sprawną i terminową likwidację,
5. zabezpieczanie i koordynowanie przeglądów pojazdów,
6. zabezpieczanie i koordynowanie zaopatrzenia w części zamienne, eksploatacyjne
   i paliwo,
7. rozliczanie zużycie paliwa w pojazdach,
8. odpowiedzialność za utrzymanie czystości i estetyki w pojazdach egzaminacyjnych.

12. Odpowiedzialność za zaopatrzenie w materiały biurowe, środki trwałe, wyposażenie, zamawianie pieczątek, kluczy do pomieszczeń i ich właściwe zabezpieczenie.
13. Nadzorowanie i koordynowanie (we współpracy ze Służbą BHP) zapotrzebowania w odzież roboczą i ochronną dla pracowników (w tym naliczanie stosownych ekwiwalentów).
14. Przygotowanie i prowadzenie korespondencji i sprawozdawczości w zakresie pionu.
15. Uczestniczenie, wraz z Głównym Księgowym w przygotowaniu planu finansowego na następny rok.
16. W oparciu o zatwierdzony plan finansowy przygotowanie i realizacja planu zamówień publicznych.
17. Przygotowanie, prowadzenie, dokumentowanie i archiwizowanie całokształtu spraw związanych z wydatkowaniem środków finansowych zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych.
18. Opracowanie wraz z Głównym Księgowym prowizorium a następnie planu wydatków Z.F.Ś.S. ZORD na każdy rok.
19. Nadzorowanie, koordynowanie i kontrolowanie wykonania funduszu świadczeń socjalnych ZORD.
20. Przygotowanie decyzji i prowadzenie całokształtu spraw związanych z wydatkowaniem środków Z.F.S.S. ZORD.
21. Przygotowanie projektów zmian, aktualizowanie obowiązujących w ZORD regulaminów, instrukcji itp.
22. Odpowiedzialność za aktualizację wewnętrznych aktów prawnych ZORD.
23. Nadzór nad przestrzeganiem prawa zamówień publicznych.
24. Prowadzenie pomocniczej księgi inwentarzowej pionu.

 

V. Pion Księgowości

1. Kierowanie, kontrola, nadzór nad całokształtem spraw w zakresie gospodarki finansowej oraz prowadzenie procesu planowania i analizy ekonomicznej, w tym:

1. terminowe, rzetelne, bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych;
2. sporządzanie rocznego planu finansowego i jego korekt;
3. nadzór nad zgodnością wydatków z planem finansowym;
4. organizacja obiegu i kontroli dokumentów finansowych, rzetelna rejestracja zjawisk gospodarczych;
5. kontrola dokumentacji płacowej;
6. nadzór nad przestrzeganiem przepisów finansowych i podatkowych.

2. Terminowe i rzetelne prowadzenie  sprawozdawczości finansowej, w tym:

1. sporządzanie terminowej, rzetelnej i zgodnej z przepisami sprawozdawczości finansowej oraz statystycznej;
2. sporządzanie rzetelnego, zgodnego z przepisami o rachunkowości rocznego sprawozdania finansowego;
3. wykonywanie i nadzorowanie dokonywanych rozliczeń finansowych z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
4. terminowe i rzetelne dokonywanie naliczeń, rozliczeń z tytułu podatków dochodowych i podatku od towarów i usług;
5. rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych;

3. Prowadzenie gospodarki gotówkowej (kasowej) Ośrodka, w tym należyta ochrona wartości pieniężnych.
4. Prowadzenie likwidatury dokumentów finansowych.
5. Terminowe i rzetelne dokonywanie rozliczeń majątku trwałego i wyposażenia ośrodka.
6. Przestrzeganie i nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych.
7. Nadzór, nad prowadzeniem spraw związanych z ewidencją majątku ZORD.
8. Prowadzenie pomocniczej księgi inwentarzowej pionu.

 

B. Zadania stanowisk samodzielnych ZORD

 

I. Stanowisko d/s kadr

1. Naliczanie wynagrodzeń oraz dokonywanie potrąceń zgodnie z przepisami
2. Obsługa PPK
3. Kompleksowa obsługa w zakresie ZUS (zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników oraz członków ich rodzin do ubezpieczeń – generowanie raportów ZUA/ZWUA/ZCNA oraz zleceniobiorców – raporty ZZA; comiesięczne raporty RCA, RSA, RPA i DRA oraz roczny raport IWA)
4. Naliczanie zasiłków oraz administrowanie dokumentacją zasiłkową
5. Sporządzanie sprawozdawczości podatkowej w zakresie płacowym (PIT 4R, PIT 11)
6. Sporządzanie kwartalnych i rocznych raportów do GUS
7. Prowadzenie spraw w zakresie zobowiązań w stosunku do PFRON
8. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami osobowymi
9. Obsługa zajęć komorniczych
10. Kompleksowe prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej pracowników (Prowadzenie akt osobowych pracowników, dbanie o odpowiednie zarządzanie powierzonymi dokumentami, segregowanie ich do odpowiednich części akt osobowych, a także wydawanie zaświadczeń o dochodach pracowników i emerytów, wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownika; sporządzanie dokumentacji przy ustaniu zatrudnienia – wystawianie świadectw pracy, naliczanie i wypłacanie ekwiwalentu za urlop, odpraw emerytalnych/rentowych)
11. Prowadzenie ewidencji czasu pracy każdego pracownika osobno, jego urlopów (prowadzenie kart urlopowych), zwolnień lekarskich i innych absencji
12. Rozliczanie nadgodzin wynikających z przekroczenia dobowej oraz średniotygodniowej normy czasu pracy
13. Prowadzenie różnego rodzaju analiz płac wykonywanych na potrzeby Dyrektora ZORD, w tym przygotowywanie planów wynagrodzeń na kolejny rok
14. Przygotowywanie umów o pracę dla pracowników oraz umów cywilno-prawnych, pilnowanie ich terminowości oraz rozliczanie umów zleceń
15. Prowadzenie ZFŚS (wyliczenie i wypłata świadczeń socjalnych dla pracowników i emerytów ZORD)
16. Współpraca ze służbą zdrowia i ze Służbą BHP w celu zapewnienia pracownikom właściwej opieki zdrowotnej i warunków pracy (wydawanie skierowań na badania wstępne, kontrolne i okresowe oraz pilnowanie terminowości tych badań)
17. Przygotowanie i prowadzenie planu urlopów.
18. Przygotowanie w uzgodnieniu z Dyrektorem zakresów czynności poszczególnych pracowników.
19. Odpowiedzialność za aktualizację wewnętrznych aktów prawnych ZORD w zakresie związanym ze sprawami kadrowymi

 

 

 

 

II. Sekretariat Dyrektora

1. Obsługa sekretariatu Dyrektora ZORD.
2. Kierowanie klientów do właściwych pionów organizacyjnych.
3. Prowadzenie i zabezpieczenie zakładowej składnicy akt ZORD.

 

III.  Stanowisko koordynatora kontroli zarządczej i wewnętrznej

A. W zakresie kontroli zarządczej:

1. Opracowywanie, wdrażanie oraz aktualizacja i modyfikacja standardów kontroli zarządczej w ZORD Koszalin.
2. Monitoring i kontrola funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w ZORD Koszalin jako całości i poszczególnych komórkach organizacyjnych.
3. Nadzorowanie przestrzegania zasad celowości i racjonalności gospodarowania środkami publicznymi w działalności ZORD.
4. Koordynowanie i nadzorowanie procesu samooceny kontroli zarządczej.
5. Koordynowanie i nadzorowanie procesu realizacji celów strategicznych ZORD oraz celów operacyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych.
6. Koordynowanie i nadzorowanie procesu zarządzania ryzykiem.
7. Analizowanie wszelkich informacji zarządczych dotyczących realizacji celów strategicznych oraz operacyjnych ZORD.
8. Analizowanie wszelkich informacji zarządczych dotyczących możliwości wystąpienia ryzyk związanych z działalnością ZORD.
9. Dostarczanie informacji zarządczych Dyrektorowi ZORD oraz sygnalizowanie zagrożeń związanych z realizacją celów strategicznych i operacyjnych oraz możliwości wystąpienia ryzyk.
10. Doradztwo w zakresie kontroli i nadzoru służbowego pełnionego przez kierowników komórek organizacyjnych.
11. Uczestniczenie, wraz z Głównym Księgowym w przygotowaniu planu finansowego na następny rok.

 

B. W zakresie kontroli wewnętrznej:

1. Przeprowadzanie wewnętrznej kontroli instytucjonalnej (stanowiącej element Systemu Kontroli Zarządczej w ZORD) zgodnie z przyjętym Regulaminem Kontroli Wewnętrznej w ZORD Koszalin, w tym:

1. przeprowadzanie kontroli działalności komórek organizacyjnych ZORD;
2. przeprowadzanie kontroli doraźnych na zlecenie Dyrektora ZORD;
3. badanie zgodności kontrolowanego postępowania z obowiązującymi przepisami prawa;
4. badanie efektywności działania i realizacji zadań wynikających z planu pracy, ustalanie przyczyn i skutków nieprawidłowości, ustalanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie;
5. wskazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości;
6. zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności ZORD;
7. sporządzanie pisemnych protokołów z przeprowadzonych kontroli ze stosownymi wnioskami pokontrolnymi i zaleceniami usunięcia stwierdzonych kontrolą nieprawidłowości jak również sprawdzania wykonania wniosków
   i zaleceń pokontrolnych;
8. udzielanie w toku kontroli instruktażu osobom zainteresowanym o sposobach usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości;
1. bieżąca analiza wchodzących w życie aktów prawnych i stosowanie nowych przepisów, rozwiązań w zakresie zadań kontroli wewnętrznej.

2. Przygotowywanie planów i sprawozdań z kontroli.
3. Współpraca z organami kontroli zewnętrznej w trakcie prowadzenia przez te organy kontroli w ZORD.
4. Kontrola i prowadzenie postępowań wyjaśniających w zakresie naruszeń zasad etyki zawodowej, porządku i dyscypliny pracy.
5. Prowadzenie postępowań w zakresie skarg i sporów wewnętrznych.
6. Prowadzenie postępowań w zakresie skarg złożonych na działalność ZORD (poza działalnością egzaminacyjną).
7. Kontrola celowości wydatkowania środków finansowych.
8. Kontrola przestrzegania Prawa Zamówień Publicznych przez wszystkie komórki organizacyjne ZORD.

 

IV. Stanowisko służby BHP

A. W zakresie BHP:

1. Przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów bhp.
2. Przeprowadzanie szkolenia bhp dla nowozatrudnionych pracowników - szkolenie wstępne, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Kontrolowanie ważności szkoleń bhp u wszystkich pracowników oraz zgłaszanie zbliżających się terminów ich utraty ważności.
4. Bieżące informowanie Dyrektora o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia.
5. Przeprowadzanie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa budynków i terenu.
6. Udział w opracowaniu planów modernizacji i rozwoju ZORD.
7. Zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy do planów modernizacji i rozwoju.
8. Udział w przekazywaniu do użytkowania nowobudowanych lub przebudowanych  obiektów, w których przewiduje się pomieszczenia pracy.
9. Przedstawianie Dyrektorowi wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowisku pracy.
10. Opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy.
11. Zawieszanie w widocznym miejscu różnych instrukcji bhp oraz kontrola ich stanu jakości.
12. Udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz
    w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków, a także zachorowań na choroby zawodowe.
13. Prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o te choroby.
14. Rejestrowanie i archiwizowanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
15. Doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
16. Udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywana pracą.

 

B. W zakresie PPOŻ:

1. Prowadzenie i przegląd okresowy podległych obiektów w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
2. Dokonywanie okresowej aktualizacji Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego.
3. Prowadzenie szkoleń ppoż. nowoprzyjętych pracowników.
4. Udział w opracowywaniu wytycznych, instrukcji i zarządzeń wewnętrznych
   w zakresie ochrony przeciwpożarowej.
5. Prowadzenie i kierowanie działaniami w przypadku alarmu pożarowego oraz ewakuacji.
6. Inicjowanie i udział we wdrażaniu przepisów ogólnokrajowych i unijnych na terenie zakładu.
7. Przedstawianie wniosków i projektów zarządzeń wewnętrznych mających na celu poprawę stanu ochrony przeciwpożarowej w zakładzie.
8. Nadzór nad przebiegiem konserwacji i kontroli urządzeń i instalacji przeciwpożarowych oraz sprzętu gaśniczego.
9. Nadzór nad właściwym rozmieszczeniem i utrzymaniem oznakowania ewakuacyjnego, oznakowania sprzętu przeciwpożarowego i innych znaków ostrzegawczych w obiektach i na podległym terenie.
10. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej ochrony przeciwpożarowej.
11. Planowanie potrzeb w zakresie remontów, inwestycji i bieżących zakupów dotyczących zabezpieczeń przeciwpożarowych.
12. Stały nadzór nad bezpieczeństwem przeciwpożarowym w zakładzie.
13. Współpraca z jednostkami zewnętrznymi w sprawach ochrony przeciwpożarowej.
14. Sporządzanie okresowych informacji o stanie ochrony przeciwpożarowej
    w zakładzie.

 

V. Stanowisko Informatyka i  Pełnomocnika Administratora Danych Osobowych

A. W zakresie informatyki:

1. Dbanie o właściwe działanie wszystkich systemów informatycznych w ZORD.
2. Dbanie o właściwe działanie systemów rejestrujących przebieg egzaminów państwowych na prawo jazdy.
3. W uzgodnieniu z Dyrektorem zabezpieczanie dostępu i jego zakresu do systemów informatycznych dla poszczególnych pracowników.
4. Dbanie o ochronę antywirusową i sporządzanie kopii bezpieczeństwa danych znajdujących się w systemach informatycznych ZORD.
5. Zabezpieczanie systemów przed ingerencją osób nieuprawnionych do korzystania
    z nich.
6. Aktualizowanie systemów informatycznych do rejestracji kandydatów na kierowców i przeprowadzania egzaminów zgodnie z zaleceniami ministra właściwego ds. transportu.
7. Aktualizowanie informacji zawartych w BIP i na stronie internetowej ZORD na podstawie informacji przygotowanych przez kierowników pionów i zatwierdzonych przez dyrektora

 

B. W zakresie ochrony danych osobowych – wykonywanie w imieniu Dyrektora ZORD zadań administratora danych, zgodnie z zapisami art. 24 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych:

1. 1. Wdrażanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
   2. Dokonywanie przeglądów i aktualizacji dotyczących środków technicznych i organizacyjnych w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.
   3. Opracowanie i wdrażanie procedur wewnętrznych w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

 

VI. Stanowisko Inspektora ochrony danych osobowych

1. Informowanie administratora oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych  oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie.
2. Monitorowanie przestrzegania w/w rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz wewnętrznych procedur ZORD w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym:

a) podział obowiązków,

b) działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;

 c) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania.

3. Współpraca z organem nadzorczym.

4. Kontrola stanu bezpieczeństwa danych osobowych w ZORD.

5. Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem.

 

VII. Stanowisko Pełnomocnika ds. zgłoszeń wewnętrznych

Realizacja zadań wynikających z zapisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady Europy nr 20219/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i Regulaminem zgłoszeń wewnętrznych wprowadzonym Zarządzeniem nr 19/2021 Dyrektora ZORD z dn. 31.12.2021r.